Concluyendo el blog: Decisiones...

Con este curso pude confirmar que es una carrera que quiero seguir. Siempre he sido una persona que no se conforma fácilmente. La vida me ha llevado por decisiones importantes, y hasta el momento en el que tenga el título en mis manos sabré si la decisión  que tomo ahora es la mejor. Pero si por la víspera se saca el día, la decisión que tomé al estar en esta carrera no es errada. Siempre me han enseñado que el mejor premio se obtiene al realizar una meta con esfuerzo, un premio que sabe mejor si es trabajado con empeño. Y lo bonito es hacer algo que a uno le gusta, sino, es tiempo de la vida mal usado que no regresa. Concluyo este blog con una reflexión de Gary Zukav, maestro espiritual estadounidense y autor de distintos libros, la cual va muy acorde al enfoque del curso, saber o no si se pertenece a esta profesión:

"Cuando te comprometes profundamente con lo que estás haciendo, cuando tus acciones son gratas  para ti y, al mismo tiempo, útiles para otros, cuando no te cansas de buscar la dulce satisfacción de tu vida y de tu trabajo, estás haciendo aquello para lo que naciste" 
Gary Zukav 

Administración práctica

Un día como administradora...

Mi día como administrador en la dirección de recursos humanos de MUCAP empezó con una reunión de personal precisamente impartida por la administradora que estaba a cargo de mi día lo cual, si bien fue un poco sorpresivo, fue por demás provechoso. Se pudo ver claramente como el control de la información y lo importante que es para la compañía reconocer y saber sobre el recurso humano con el que cuenta y lo trascendental que es para la empresa conocer a los funcionarios que hacen que camine. Luego, a pesar de que  la administradora estuvo bastante ocupada durante el día, tuve tiempo de conocer los trabajadores de la dirección de recursos humanos y sus funciones. Muy amablemente, cada uno de ellos estuvo dispuesto a estar conmigo mientras realizaban sus tareas del día, explicándome y evacuando dudas sobre lo que ellos hacían. A pesar de que estaban a pocos días de pagar nómina (la visita se dio a fin de mes) lo cual, para la dirección de recursos humanos es un lapso muy importante, el hecho de atender mis dudas no les generó gran retraso. Los trabajadores de la dirección estuvieron anuentes a mostrar el proceso de sus funciones y pude ver la importancia tan grande que tiene cada uno y como todo funciona en como un gran engranaje para la entidad. El crecimiento intelectual del personal y su motivación es muy importante para la compañía.

Antes de tener el día como administrador, tuve la oportunidad de conocer a la administradora mejor, y pude ver su trato hacia los empleados en el preciso día del administrador. Mi percepción sobre ella es que es una persona muy amable, enérgica, respetable y reconocible como buena líder. Pude reconocer que tiene una posición dentro de la compañía muy importante, pero que no deja de lado el buen trato hacia los subordinados del departamento y con los demás empleados de la compañía (durante la reunión). En el departamento genera confianza y respeto a la vez, lo que es un aspecto importante en cuanto al manejo de personal y en el buen clima organizacional del departamento y de la compañía en general. Si bien manejar personas con distintas procedencias, pensamientos y funciones es difícil, tiene mucha capacidad de lidiar con las mismas.

Concluyendo el curso de teoría administrativa

Se aprendió que:

a.       Como dijo el profesor a principio de curso, el curso de Teoría Administrativa ayuda a ver si uno tiene la madera de administrador y si quiere proseguir con la profesión.

b.      A que la teoría en las ciencias económicas es simplemente eso, teoría. Que todo en la práctica sea como la teoría es pensar en algo utópico.

c.       Mediante recursos prácticos se puede aprender bastante más de la administración que en solamente teoría, pero que no se debe dejar de lado el conocimiento básico de conceptos.

d.      Es un excelente curso introductorio a la carrera.

e.       A lo importante que es el trabajo en equipo para desempeñarnos no solo en la academia, sino que en la vida profesional y personal en general.

f.       Es un curso en el que se aprende administración, no donde se memoriza administración (lo que es más aburrido).

Planear  Organizar  Dirigir  CONTROLAR

Primero, hay que saber con detenimiento cual es el significado de la palabra control, según la RAE:

Control: (Del fr. contrôle).1. m. Comprobación, inspección, fiscalización, intervención.

Desde la visión de la administración:

“ Proceso de vigilar las actividades con el fin de asegurar que se realicen conforme a los planes y se corrijan las desviaciones importantes” (DeCenzo D., Robbins S., 2009)

Una de las funciones principales de un administrador es controlar, siendo este el último eslabón de las funciones del mismo. Un gerente debe estar anuente a las actividades y funciones que realizan sus subordinados  y vigilar que estas se hagan de forma óptima o conforme con lo establecido o esperado. Y si no es así, deben de ser corregidas por el mismo.  Sabemos que las actividades de la empresa deben ir en pos de los objetivos de la misma. Un gerente que no controle las actividades de los empleados, no es digno representante de la empresa y sus metas y puede llevar a la empresa a una muerte rotunda.

De ahí viene la importancia de controlar…

Se puede planear, estructurar la organización para cumplir objetivos de forma eficiente, se puede dirigir, motivar a los empleados… Pero, aunque se cumpla todo eso, no hay garantía de que exista un éxito posterior en todos los aspectos. Si un administrador no sabe controlar las actividades de la empresa, se puede aplicar el dicho que dice “cuando no esta el gato, los ratones hacen fiesta”. Es primordial conocer las fallas y los aciertos para llegar a lograr una superación de forma constante. Esto puede ser alcanzado con la ayuda de  un sistema de información que permita realizar un buen control administrativo en la empresa. Un gerente eficaz debe darle seguimiento tanto a las acciones que deben llevarse a cabo como el cumplimiento de los objetivos.

Tres enfoques para diseñar sistemas de control (DeCenzo D., Robbins S., 2009)

1.      Mercado: Usa mecanismos externos del mercado para establecer los estándares del sistema. Aplicado normalmente a empresas con productos y servicios distintos con bastante competencia. à  Una empresa de exportación de flores, por ejemplo, debe reconocer la oferta y demanda del producto del mercado, para establecer cuando, cuanto, como y a que precio debe vender sus productos al exterior.

2.      Burocrático: Depende de mecanismos administrativos como reglamentos, reglas, procedimientos, políticas, estandarización  de actividades, descripciones de puestos y presupuestos para que los empleados observen los comportamientos adecuados y cumplan con los estándares de desempeño. à Cuando se establece, por ejemplo, el reglamento de procedimientos administrativos de un banco.  

3.      Clan: Regula la conducta de los empleados por medio  de valores compartidos, normas, tradiciones, rituales, creencias  y aspectos de la cultura de la organización. Se usa en empresas donde los equipos son comunes y la tecnología va cambiando muy rápido. à Una empresa de software que se enfoque en valores basados en el código de ética de la empresa.

Ahora, ¿Qué tipos de control existen?

                  1.      Preventivo: Como la palabra lo dice, es el método por el cual se evitan problemas futuros que pueden esperarse, antes de que estos mismos ocurran. Se deben tomar medidas administrativas antes de que el problema se dé, para que el gerente no tenga que remediarlos posteriormente. Pero para eso se necesita información oportuna y exacta, la cual no se puede tener siempre. à Por ejemplo, los planes de contingencia de una empresa de servicios médicos, en caso de que ocurran desastres naturales.

                  2.      Concurrente: Este control ocurre de forma paralela a la actividad. Cuando un gerente supervisa a un empleado, puede vigilarlo y corregir los problemas que se vayan presentando. à Cuando hay una persona practicante en una empresa, hay un supervisor directo que le guía y le vigila sus funciones, corrigiendo lo que haga mal a la marcha de la actividad.

                 3.      Retroalimentación: Se presenta cuando concluye la actividad. Pero, cuando el gerente cuenta con la información, el daño está hecho. Sobre los tipos de control anteriores, se puede decir que tiene dos ventajas. El primero, proporciona información de que tan eficiente fue la planeación del gerente. Segundo, puede reforzar la motivación de los empleados. à Cuando se esta presentando un informe de ventas de una empresa de calzado en el año, y representa un incremento de un 10%, quiere decir que la planeación  fue óptima.

Aprender eficazmente con retroalimentación

Primero hay que repasar el concepto de retroalimentación, según Robbins y DeCenzo:

“Medida en que una persona recibe información directa y clara, con respecto a la eficacia de su desempeño, como resultado de que ha realizado en actividades que requiere un trabajo”.

En inglés, se puede traducir la palabra como “feedback”, que literalmente podemos separar como: alimentarse (feed) y atrás (back). Entonces, cuando existe retroalimentación, se realimenta. Existe una respuesta hacia lo que se hace y se aprende de esa respuesta.   Se puede decir entonces que es el proceso de intercambio de observaciones, preocupaciones y sugerencias, con el propósito de reunir información.

Para que el hecho de comunicar se haga de una forma óptima, es esencial  hablar de la forma más clara y objetiva posible de un lo que se habla, y verificar que el receptor del mensaje entendió bien el mismo. Esto se hace para confirmar en conjunto si lo que se comunicó fue bien percibido por el receptor y que haya tenido un mismo significado, y así saber si se comunicó efectivamente. Entonces, es un proceso de enseñanza-aprendizaje para maximizar resultados. Ya que, al haber una mejor comunicación, se puede saber que se puede seguir desarrollando (retroalimentación positiva) o corregir y hacer cambios (retroalimentación negativa). Si la retroalimentación eficaz es tan importante para aprender,  conlleva a la siguiente pregunta:

¿Como puede un administrador retroalimentar eficazmente?

Según Robbins y DeCenzo, existen seis sugerencias que sirven para hacer una retroalimentación eficaz:

1.      Concentrarse en comportamientos específicos: se debe retroalimentar sobre acciones específicas, no generales. à Hay que ser conciso y puntual.

2.      Presentar la retroalimentación de forma impersonal: no permitir que la retroalimentación se desvíe de los comportamientos laborales ni hacer críticas personales sobre acciones incorrectas. à Censure el comportamiento, no a la persona. No hay que ser grosero para señalar mal comportamiento.

3.      Mantener la retroalimentación orientada a las metas: si tiene que retroalimentar, que sea a las metas de la persona a quien se realiza la observación. à Hay que ayudar a la otra persona al retroalimentar, no a sí mismo.

4.      Ofrecer retroalimentación en el momento oportuno: tiene más sentido para el receptor recibir la retroalimentación cuando ha pasado cierto lapso de tiempo entre el comportamiento y la misma retroalimentación. à Hay que esperar hasta tener toda la información del comportamiento, para puntuarlo con bases firmes.

5.      Asegurarse que la retroalimentación ha sido entendida: Para que la retroalimentación sea eficaz, hay que asegurarse que el receptor entendió claramente el mensaje. à Que el receptor repita el mensaje, para asegurarnos el entendimiento óptimo del mismo.

6.      Dirigir la retroalimentación negativa hacia comportamientos que el receptor pueda controlar: La retroalimentación negativa debe ir dirigida a que el receptor pueda remediar o controlar el comportamiento. à Se le pueden sugerir acciones concretas para corregir la situación.

Un factor fundamental en cualquier relación que se tenga es  la comunicación óptima. Sin comunicación efectiva, hay mal entendimiento y peores resultados. Sin decir que es esencial en un proceso de crecimiento, como el que ofrece la retroalimentación.

“Cuando se utiliza el idioma sin verdadera importancia, pierde su finalidad como medio de comunicación y se convierte en un fin en sí mismo.”

Karl Theodor Jaspers

Para la reflexión: ¿Por qué es importante que un administrador(a) desarrolle sus habilidades de comunicación?

-No se puede estar en un grupo sin la comunicación. Menos, si hablamos de administrar  y manejar a un grupo de personas.   Si por ejemplo, en un grupo, un miembro solo habla alemán y los demás no saben alemán, dicha persona no será entendida. El objetivo no es sólo comunicarse, sino comunicarse bien.  
-Un administrador debe desarrollar sus habilidades comunicativas con más razón, ya que debe lidiar con equipos de trabajo, donde la comunicación es fundamental. Existe una buena comunicación cuando un pensamiento o una idea se transmite que como lo perciba el receptor sea exactamente el mismo percibido por el emisor.
-Un administrador debe controlar y dirigir. Para comunicar ideas hay que ser claro, conciso, puntual y asertivo para que todos los demás lo entiendan y evitar malos entendidos. Mientras mejor comunicación, mejor resultado al emprender una meta u objetivo en un grupo de trabajo.
- La comunicación crea un clima de trabajo de más confianza y mejores relaciones laborales. Decirles a los compañeros que algo esta bien hecho, los motiva a hacerlo mejor.

Sobre liderazgo, un vídeo de John C. Maxwell

Este es un vídeo de Jhon C. Maxwell, que explica muy bien algunos temas del liderazgo y como sere un buen líder. John Calvin Maxwell  es un autor evangélico cristiano, orador y pastor que ha escrito más de 60 libros, centrándose principalmente en la dirección. Entre los incluyen "Las 21 leyes irrefutables del liderazgo y las 21 Cualidades Indispensables de un Líder: Convertirse los Otros persona querrá seguir"

Tawakkul Karman: una mujer líder

      Una de las personas a quien admiro por el hecho de ser una mujer luchadora por los derechos de los derechos humanos es la reciente ganadora de un premio Nobel en el 2011 llamada Tawakkul Karman. Nació el 7 de febrero de 1979 en Ta'izz, Yemén. Es una periodista, política y activista yemení por la defensa de los derechos humanos, quien fundó en el 2005 del grupo Mujeres sin cadenas y una personalidad política del partido islámico,Congregación Yemení por la Reforma. El  7 de octubre del 2011 obtuvo el Premio Nobel de la Paz junto a las liberianas Leymah Roberta Gbowee y Ellen Johnson Sirleaf "por su batalla no violenta a favor de la seguridad de las mujeres y de su pleno derecho en la plena participación de la obra de construcción de la paz ".

     Durante la revuelta yemení de 2011, Tawakkul Karman organizó las asambleas de estudiantes en Saná para protestar contra Alí Abdullah Saleh y su régimen. Por esto fue arrestada y luego liberada bajo palabra el 24 de enero. El 29 de enero dirigió una nueva manifestación, donde invocó a un "día de cólera" para el 3 de febrero.           Fue nuevamente arrestada el 17 de marzo durante una manifestación. Tras recibir el Nobel de la Paz y ser liberada ha reanudado su liderazgo en las manifestaciones por la democratización.

     En un país donde no se acostumbra a respetar los derechos de las personas, y menos de las mujeres, ella se ha encargado de ser la voz para muchas de las personas de Yemen, y ha trascendido más allá en pro de la lucha por los derechos de los ciudadanos de ese país.

• Ella encaja dentro de la teoría del liderazgo carismático, ya que, como dice el libro de Robbins y DeCenzo, que "...los seguidores atribuyen a los líderes capacidades heróicas o extraordinarias cuando estos observan ciertos comportamientos". Comportamientos de Karman que han influenciado en su pueblo como la convicción, la lucha y la perseverancia por los derechos de las personas y los grupos que ha formado, la han hecho merecedora de ser llamada líder. 

Liderazgo: Teoría de los rasgos

Básicamente, la teoría de los rasgos del liderazgo nos dice que los líderes tienen ciertas características que las demás personas no tienen. Si se pregunta que características tiene un líder, serían unas características como: inteligencia, carisma, carácter decidido, entusiasmo, fuerza, valentía, integridad y confianza en sí mismo. Si todos los líderes tuvieran esas características, serían prácticamente similares…

Investigaciones han descartado de que haya una serie de rasgos en una persona que lo conviertan automáticamente en un líder, y si estos pueden ser malos o buenos líderes.  Sin embargo, existen seis rasgos que, según la teoría, nos explican como distinguir entre un líder de un no líder:

   1. Ímpetu: Deseo relativamente grande de lograr objetivos, ambiciosos, enérgicos, con iniciativa y persistentes.

       2. Deseo de ser líder: Aquel deseo de influir en otros y liderarlos, aceptando responsabilidad.

       3.  Honradez e integridad: Establecen relaciones de confianza entre ellos y sus seguidores, al decir siempre la verdad y son congruentes entre pensamientos y acciones.

       4.   Confianza en sí mismo: No dudan de si mismos y transmiten esa confianza a sus seguidores de que las decisiones son correctas.

    5. Inteligencia: deben tener la capacidad de reunir e interpretar mucha información, ser visionarios, solucionadores de problemas y tomar buenas decisiones.

    6.  Conocimientos relativos al trabajo: deben tener conocimientos de la industria, de la compañía y aspectos técnicos, y así toman decisiones informadas y entienden consecuencias.

Sabiendo que esta teoría es poco utilizada por sus limitaciones, ¿Cuáles son esas limitaciones que lo hacen ser una teoría descartada en el ámbito del liderazgo?

Se podría deducir que los líderes han de ser extrovertidos e imponentes, y  que así puedan conducir o influenciar a un grupo a su cargo, pero podemos decir el caso de Abraham Lincoln,  el decimosexto Presidente de los Estados Unidos, el cual era taciturno e introvertido, o también el conquistador Napoleón, que era una persona que era de pequeña estatura (ya que las apariencias tienden a influenciar dentro de los rasgos de un líder). Entonces, podríamos decir que esta teoría, como bien dicen los investigadores, no es una guía estricta de características para los que son líderes.  Entonces, no se puede encuadrar y distinguir rasgos que correspondan únicamente a los líderes. Según Robins y DeCenzo, la teoría:

·         No toma en cuenta factores situacionales: lo que es adecuado para una situación no quiere decir que sea adecuado para otra situación.

·         Los rasgos mencionados solo aumenta la posibilidad de que sea un buen líder, pero no pueden distinguir entre líderes eficaces e ineficientes.

·         Además, también depende de los subordinados, no todos los seguidores son iguales.

·         Dependiendo de los objetivos, no siempre van a requerir líderes con los mismos rasgos.

Se puede concluir que para cada situación específica, hay un buen líder y un mal líder. Un líder perfecto para todas las situaciones es algo utópico e irreal, pero si hay muy buenos líderes que sacan adelante su compañía o su objetivo por su excelente desempeño, y no sólo los gerentes, sino de lideres desde Mahatma Ghandi hasta Henry Ford.