Primero, hay que saber con
detenimiento cual es el significado de la palabra control, según la RAE:
Control: (Del fr. contrôle).1.
m. Comprobación, inspección, fiscalización, intervención.
Desde la visión de la
administración:
“ Proceso de vigilar las actividades
con el fin de asegurar que se realicen conforme a los planes y se corrijan las
desviaciones importantes” (DeCenzo D., Robbins S., 2009)
Una de las funciones principales de
un administrador es controlar, siendo este el último eslabón de las
funciones del mismo. Un gerente debe estar anuente a las actividades y
funciones que realizan sus subordinados
y vigilar que estas se hagan de forma óptima o conforme con lo
establecido o esperado. Y si no es así, deben de ser corregidas por el mismo. Sabemos que las actividades de la empresa
deben ir en pos de los objetivos de la misma. Un gerente que no controle las
actividades de los empleados, no es digno representante de la empresa y sus
metas y puede llevar a la empresa a una muerte rotunda.
De ahí viene la importancia de controlar…
Se puede planear, estructurar la
organización para cumplir objetivos de forma eficiente, se puede dirigir,
motivar a los empleados… Pero, aunque se cumpla todo eso, no hay garantía de
que exista un éxito posterior en todos los aspectos. Si un administrador no sabe
controlar las actividades de la empresa, se puede aplicar el dicho que dice “cuando
no esta el gato, los ratones hacen fiesta”. Es primordial conocer las fallas y
los aciertos para llegar a lograr una superación de forma constante. Esto puede
ser alcanzado con la ayuda de un sistema
de información que permita realizar un buen control administrativo en la
empresa. Un gerente eficaz debe darle seguimiento tanto a las acciones
que deben llevarse a cabo como el cumplimiento de los objetivos.
Tres enfoques para diseñar sistemas de control (DeCenzo D., Robbins S., 2009)
1.
Mercado: Usa mecanismos externos del mercado para
establecer los estándares del sistema. Aplicado normalmente a empresas con
productos y servicios distintos con bastante competencia. à Una empresa de exportación de flores, por
ejemplo, debe reconocer la oferta y demanda del producto del mercado, para
establecer cuando, cuanto, como y a que precio debe vender sus productos al
exterior.
2. Burocrático: Depende
de mecanismos administrativos como reglamentos, reglas, procedimientos,
políticas, estandarización de
actividades, descripciones de puestos y presupuestos para que los empleados
observen los comportamientos adecuados y cumplan con los estándares de
desempeño. à Cuando
se establece, por ejemplo, el reglamento de procedimientos administrativos de
un banco.
3. Clan: Regula
la conducta de los empleados por medio de valores compartidos, normas, tradiciones,
rituales, creencias y aspectos de la
cultura de la organización. Se usa en empresas donde los equipos son comunes y
la tecnología va cambiando muy rápido. à Una
empresa de software que se enfoque en valores basados en el código de ética de
la empresa.
Ahora, ¿Qué tipos de control existen?
2. Concurrente: Este control ocurre de forma paralela a la actividad. Cuando un gerente supervisa a un empleado, puede vigilarlo y corregir los problemas que se vayan presentando. à Cuando hay una persona practicante en una empresa, hay un supervisor directo que le guía y le vigila sus funciones, corrigiendo lo que haga mal a la marcha de la actividad.
3. Retroalimentación: Se presenta cuando concluye la actividad. Pero,
cuando el gerente cuenta con la información, el daño está hecho. Sobre los
tipos de control anteriores, se puede decir que tiene dos ventajas. El primero,
proporciona información de que tan eficiente fue la planeación del gerente.
Segundo, puede reforzar la motivación de los empleados. à Cuando se esta
presentando un informe de ventas de una empresa de calzado en el año, y
representa un incremento de un 10%, quiere decir que la planeación fue óptima.
