Planear  Organizar  Dirigir  CONTROLAR

Primero, hay que saber con detenimiento cual es el significado de la palabra control, según la RAE:

Control: (Del fr. contrôle).1. m. Comprobación, inspección, fiscalización, intervención.

Desde la visión de la administración:

“ Proceso de vigilar las actividades con el fin de asegurar que se realicen conforme a los planes y se corrijan las desviaciones importantes” (DeCenzo D., Robbins S., 2009)

Una de las funciones principales de un administrador es controlar, siendo este el último eslabón de las funciones del mismo. Un gerente debe estar anuente a las actividades y funciones que realizan sus subordinados  y vigilar que estas se hagan de forma óptima o conforme con lo establecido o esperado. Y si no es así, deben de ser corregidas por el mismo.  Sabemos que las actividades de la empresa deben ir en pos de los objetivos de la misma. Un gerente que no controle las actividades de los empleados, no es digno representante de la empresa y sus metas y puede llevar a la empresa a una muerte rotunda.

De ahí viene la importancia de controlar…

Se puede planear, estructurar la organización para cumplir objetivos de forma eficiente, se puede dirigir, motivar a los empleados… Pero, aunque se cumpla todo eso, no hay garantía de que exista un éxito posterior en todos los aspectos. Si un administrador no sabe controlar las actividades de la empresa, se puede aplicar el dicho que dice “cuando no esta el gato, los ratones hacen fiesta”. Es primordial conocer las fallas y los aciertos para llegar a lograr una superación de forma constante. Esto puede ser alcanzado con la ayuda de  un sistema de información que permita realizar un buen control administrativo en la empresa. Un gerente eficaz debe darle seguimiento tanto a las acciones que deben llevarse a cabo como el cumplimiento de los objetivos.

Tres enfoques para diseñar sistemas de control (DeCenzo D., Robbins S., 2009)

1.      Mercado: Usa mecanismos externos del mercado para establecer los estándares del sistema. Aplicado normalmente a empresas con productos y servicios distintos con bastante competencia. à  Una empresa de exportación de flores, por ejemplo, debe reconocer la oferta y demanda del producto del mercado, para establecer cuando, cuanto, como y a que precio debe vender sus productos al exterior.

2.      Burocrático: Depende de mecanismos administrativos como reglamentos, reglas, procedimientos, políticas, estandarización  de actividades, descripciones de puestos y presupuestos para que los empleados observen los comportamientos adecuados y cumplan con los estándares de desempeño. à Cuando se establece, por ejemplo, el reglamento de procedimientos administrativos de un banco.  

3.      Clan: Regula la conducta de los empleados por medio  de valores compartidos, normas, tradiciones, rituales, creencias  y aspectos de la cultura de la organización. Se usa en empresas donde los equipos son comunes y la tecnología va cambiando muy rápido. à Una empresa de software que se enfoque en valores basados en el código de ética de la empresa.

Ahora, ¿Qué tipos de control existen?

                  1.      Preventivo: Como la palabra lo dice, es el método por el cual se evitan problemas futuros que pueden esperarse, antes de que estos mismos ocurran. Se deben tomar medidas administrativas antes de que el problema se dé, para que el gerente no tenga que remediarlos posteriormente. Pero para eso se necesita información oportuna y exacta, la cual no se puede tener siempre. à Por ejemplo, los planes de contingencia de una empresa de servicios médicos, en caso de que ocurran desastres naturales.

                  2.      Concurrente: Este control ocurre de forma paralela a la actividad. Cuando un gerente supervisa a un empleado, puede vigilarlo y corregir los problemas que se vayan presentando. à Cuando hay una persona practicante en una empresa, hay un supervisor directo que le guía y le vigila sus funciones, corrigiendo lo que haga mal a la marcha de la actividad.

                 3.      Retroalimentación: Se presenta cuando concluye la actividad. Pero, cuando el gerente cuenta con la información, el daño está hecho. Sobre los tipos de control anteriores, se puede decir que tiene dos ventajas. El primero, proporciona información de que tan eficiente fue la planeación del gerente. Segundo, puede reforzar la motivación de los empleados. à Cuando se esta presentando un informe de ventas de una empresa de calzado en el año, y representa un incremento de un 10%, quiere decir que la planeación  fue óptima.